Importación de datos

 

Si estás en tus primeros pasos con Berrly y necesitas añadir por primera vez a todos tus miembros, ¡con Berrly podemos importarlos desde una base de datos externa sin necesidad de añadirlos uno a uno!

 

Para ello, solo deberás proporcionarnos su información mediante una plantilla específica en cualquiera de los formatos disponibles que encontrarás al final de este documento:


 

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LA PLANTILLA:


Esta plantilla no es más que una tabla que deberás rellenar con la información de tu propia base de datos.


A la hora de rellenarla, debes tener en cuenta lo siguiente:


La plantilla dispone, en forma de columnas, campos de datos predeterminados. Estos campos suelen contener información básica de nuestros miembros como nombre y apellidos, dirección, número de inscripción…



¡Importante!

Rellena estas columnas con los datos de tus miembros sin cambiarlas de orden. Si no dispones de algún dato para alguna columna, simplemente déjala en blanco.

 

Además, después de la última columna de información básica, la de Etiquetas (tags), podrás añadir nuevas columnas en las que incorporar la información extra que tengas de tus miembros. Estas nuevas columnas serán los Campos configurables, por ejemplo: Tipo de miembro, Periodicidad de la cuota, Profesión, etc.

 

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RELLENAR LAS COLUMNAS DE INFORMACIÓN BÁSICA:

 

Hay algunas columnas básicas de Berrly que, aunque no son obligatorias, suelen ser de las más usadas, por lo que es importante saber cómo rellenarlas para que la importación de datos se realice con éxito.

 

Os las detallamos a continuación:


Columna

Nombre

Descripción y formato

B

Num de documento



El formato necesario para una importación correcta no debe contener espacios ni símbolos entre letras y/o números, y la letra debe ir en MAYÚSCULAS.


Por ejemplo: 12345678Z para un DNI.


C

Tipo de documento



Los tipos de documento admitidos son CIFPassport y DNI.


"NIF" no es admitido para una importación correcta, en su caso, debemos anotar "DNI".


D

Nombre legal



Esta columna es necesaria solo en caso de estar añadiendo como miembro a una Persona Jurídica (empresa proveedora, patrocinador, etc.) como miembro.


En estos casos también deberemos haber proporcionado su CIF en la columna Tipo de documento.


G

Apodo



 Nombre por el cual solemos llamar o reconocemos a un miembro.


Por ejemplo: Lionel Messi tendría "La Pulga" como apodo, o Johan Cruyff tendría "El Flaco".


H


Collective

(anteriormente conocido como "Familias")



Esta columna nos permitirá vincular Fichas de personas que tengan relación entre ellas o alguna característica en común (ya sean famliares, compañeros de trabajo, etc.).


Debes rellenar esta columna usando la misma denominación o combinación de palabras para cada una de las personas que vayan a formar parte de un mismo Colectivo: apellidos en caso de Colectivos familiares, el nombre de empresa para compañeros de trabajo, etc.


I

Collective manager



De todos los miembros de un colectivo, uno o más de uno de ellos podrá ser el mánager o representante para gestionar sus datos personales, acceder a todos los carnés desde la App, etc.


Para que así sea, debes anotar YES en la columna Collective manager del miembro que vaya a ser el Mánager.


J

Género



Usaremos Male para Hombre, Female para Mujer y Trans, No-binary, etc. para cualquier otro género diferente a Hombre o Mujer.


K

Fecha de nacimiento

(y cualquier campo que incluya una fecha)



El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA.


Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.


O

Telf móvil

(y cualquier campo que incluya un número de teléfono)



Sin espacios entre números.


Podemos incluir el prefijo estatal, también sin espacios entre él y el número de teléfono.


S

Código postal



El número completo, sin espacios y sin las siglas "CP".


YForma de pago

Usa los siguientes códigos para cada forma de pago disponible:


- Cargos domiciliados en cuenta: BANK_DIRECT_DEBIT


- Pagos a través de transferencia bancaria: BANK_TRANSFER


- Pagos en efectivo: CASH


- Para pagos a través de la plataforma Stripe: STRIPE



Z


Titular banco


El titular de la cuenta bancaria donde se harán los cobros de sus cuotas o donaciones.


Puede diferir de la persona que estemos añadiendo, por ejemplo en caso de menores de edad cuyo padre o madre es el titular de la cuenta donde le cobrará la cuota, en caso de tenerla.


AAIBAN

El número completo, sin espacios.


Si se introducen cuentas bancarias en formato antiguo CCC, el sistema lo importará, pero no podremos generar Pagos SEPA ya que para ello se necesitará el IBAN completo.


AB
BIC


Enúmero completo, sin espacios.


El BIC es solo necesario para transacciones entre cuentas extrangeras.


AC

Cuota



Esta columna será necesaria solo cuando las cuotas de nuestros miembros y  y/o donantes sean voluntarias, por lo que cada miembro tendrá importes diferentes.


El formato necesario para una importación correcta es poniendo solo el número, sin el símbolo '€'.


AQ

Fecha de inscripción

(y cualquier campo que incluya una fecha)



El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA.


Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.


AR


Fecha de baja

(y cualquier campo que incluya una fecha)




Todas las personas que tengan Fecha de baja indicada en esta columna serán importadas como "Persona dada de baja", directamente al directorio de Bajas. Los miembros que allí aparezcan no tendrán ninguna funcionalidad activa (no se podrán incluir en cobros o en comunicaciones, etc.)


El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA.


Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.


AS

Etiquetas



Todos aquellos miembros que queramos clasificar en grupos deben compartir una misma etiqueta a nuestra elección. Cada miembro puede tener una o más etiquetas (puede pertenecer a más de un tipo de grupo) según nuestras necesidades.


El formato necesario en la columna Etiquetas es MAYÚSCULAS, separadas por comas (,) y sin espacios entre ellas.


Por ejemplo: CADETE,ENTRENADOR,EXTRAESCOLARES VIERNES



 

A partir de esta última columna de información predeterminada Etiquetaspodremos crear nuevas columnas para incluir toda la información extra que necesitemos de nuestros miembros.

 

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CREAR LAS COLUMNAS DE INFORMACIÓN EXTRA:

 

A partir de la última columna de información básica que verás en nuestra plantilla (la columna Etiquetas), podrás añadir tus propias columnas:

 

Serán tus Campos configurables, o campos personalizados a la medida de las necesidades de tu organización, en los ques añadir toda la información extra que dispongas de tus miembros que no hayas podido añadir ya en las columnas básicas  Algunos ejemplos típicos son: Tipo de miembro, Periodicidad de la cuota, Profesión, etc.

 

Los Campos configurables son especialmente útiles para organizaciones de gran tamaño, por lo que crearlos durante la Importación incial puede ahorrar gran cantidad de trabajo a posteriori.

 

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HACERNOS LLEGAR LA PLANTILLA:

 

Una vez hayas completado la plantilla incluyendo todas las columnas básicas de las que tengas información y todas las columnas extra que hayas creado según tus necesidades, sálvala y guárdala bajo un nombre que puedas reconocer.


Ponte en contacto con la persona que os ayudó en vuestros primeros pasos, y ella os hará saber como hacernos llegar tu plantilla.


Nosotros nos encargaremos de repasarla y verificar el formato. Si no hay correcciones importantes que hacer, la importaremos a tu propia cuenta en Berrly. Este proceso puede durar hasta 3 días hábiles.