Las partidas de deuda son deudas que se agrupan bajo un mismo concepto. Por lo tanto, una partida de deuda tendrá vinculadas tantas deudas del mismo concepto como contactos estén incluidos en dicha partida de deuda, por ejemplo: cuota anual, cuota fútbol, alta de socio, compra de libros, ...


Podemos dirigimos a la pantalla de partidas de deuda presionando aquí, o presionando ‘Cobros’ > ‘Partidas de deudas’ en la columna izquierda del panel de control de Berrly.


Esta pantalla nos muestra tres pestañas:

  • Pendiente: muestra todas las partidas pendientes por pagar.

  • Pagado: muestra todas las partidas completamente pagadas.

  • Todos: muestra todas las partidas de deuda.



Desde las pestañas ‘Pendiente’ y ‘Todos’ podremos consultar los contactos que todavía no han pagado, presionando el botón rojo que señala el importe bajo la columna ‘Pendiente’.



Desde la pestaña ‘Editar’ podremos editar dicha partida de deuda.





Crear una partida de deuda


Desde la pantalla partidas de deuda, presionaremos sobre el botón ‘Crear una partida’:



Nos aparecerá el siguiente formulario:


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  • Nombre: indicaremos el concepto de la partida de deuda, por ejemplo: ‘Cuota Fútbol mensual Noviembre 2020’. Justa al lado, a mano derecha, la fecha en la que queremos que se genere esa deuda.

  • Descripción: este campo es opcional. Indicaremos cualquier observación que consideremos relevante para dicha partida.

  • Socios incluidos/excluidos: introduciremos qué contactos queremos que formen parte de dicha partida de deuda y cuáles no, con el sistema de etiquetas. (Para más información sobre el sistema de etiquetas, pincha aquí. Si también quieres saber más acerca de los operadores OR/AND, puedes pinchar aquí.)

  • Precio: hay dos tipos:

    • Fijo: la cantidad a cobrar es fija e igual para todos los contactos. Se usa para generar partidas de deuda en las que todos los contactos incluidos en la partida se les va a cobrar la misma cantidad, por ejemplo: todos los socios inscritos a fútbol pagan una cuota mensual de 15 €).

    • Variable: la cantidad a cobrar es diferente para cada contacto porque es una cuota voluntaria, es decir, los contactos escogerán la cantidad a pagar. Esta información queda registrada en la ficha de contacto, y el sistema, a la hora de crear la deuda para cada contacto, leerá las cantidades y creará las deudas con su importe correspondiente. 

  • Cantidad: este campo solo es obligatorio si generamos una partida de deuda fija. Aquí introduciremos la cantidad a pagar individualmente para cada contacto. El sistema hace la operación automáticamente y genera la partida por el total (num. de contactos incluidos x cantidad de contacto).

  • Etiquetas de deudas: para una mejor gestión del sistema, seleccionaremos las etiquetas asociadas a esta deuda. Estas etiquetas tendrán que haber sido creadas previamente (para más información sobre cómo crear etiquetas, pincha aquí.) 

  • ¿Es una donación?: indicaremos sí, si se trata de un donativo. El sistema genera un registro de los donativos para cada contacto.


Para finalizar la creación de la partida de deuda, presionaremos el botón ‘Crear’. 



Una vez ya tenemos la partida de deuda generada, estará lista para ser adjuntada a un fichero SEPA.



Importancia y buen uso de las etiquetas



Es importante tener bien etiquetados a los contactos en función de las cuotas que pagan, y su periodicidad, para gestionar los cobros mediante partidas de deuda.


Tipos de segmentación más comunes:

  • Actividades: fútbol, piscina, baloncesto, ...

  • Tarifas: básica, advanced, premium, …

  • Periodicidad de pago: mensual, trimestral, anual, …

  • Mes: en caso de que las cuotas se pasen en función del mes en que el socio se da de alta: enero, febrero, marzo, abril, …


Es decir, que, por ejemplo, un contacto que realice la actividad de fútbol, con la cuota premium y que pague de forma anual, tendrá que tener asignadas las siguientes etiquetas: fútbol, premium, y anual. 



Partidas de deuda periódicas con aviso


Las partidas de deuda periódicas generan partidas de deuda, tal y como su nombre indica, de manera periódica y automática. 


Para acceder a la pantalla de partidas de deuda periódicas, presionaremos el botón ‘Partidas de deuda periódicas’ desde la pantalla de partidas de deuda:




Accederemos así a la pantalla de partidas de deuda periódica, donde encontraremos una lista de todas las partidas de deuda periódicas que hayamos creado con anterioridad:



Desde aquí podremos crear nuevas partidas de deuda periódica presionando el botón ‘Configurar una partida de deuda periódica’, arriba a mano derecha:



Accederemos al siguiente formulario dividido en cinco partes:



  • La 1a parte es similar al formulario de una partida de deuda normal y lo rellenaremos con los mismos criterios:



  • En la 2a parte seleccionaremos la fecha sobre la cual quieres que empiece a aplicar la configuración del automatismo:



  • En la 3a parte seleccionaremos la periodicidad:

    

                    


  • Cada: indica el factor de periodicidad de creación automática de partida (días, semanas, meses, años, …), por ejemplo: cada 4 meses. 

  • Inicio del día: indica la posición del día de inicio, en función del factor anterior (días, semanas, meses, años), por ejemplo:

    • Día 2 del factor semana = martes.

    • Día 10 del factor mes = día 10.

    • Día 43 del factor año = día 12 de febrero.


  • En la 4a parte veremos cuando está previsto que se generen las partidas de deudas según la configuración que hayamos puesto:



  • En la 5a parte podremos seleccionar a qué socios enviar un correo informando cada vez que se genere un parte de deudas:

    

                        


Una vez terminada la configuración presionaremos el botón ‘Configurar partida periódica’ abajo a mano derecha:


    



Ejemplo práctico - partida de deuda periódica



Queremos crear una partida de deuda periódica para los socios del club que pagan la Cuota Futbol de forma mensual, y queremos empezar a cobrar cuanto antes el día 9 de cada mes. 



Tal y como muestra la captura de pantalla, pondremos como fecha de primera partida el día 24 de mayo porque queremos empezar a cobrar el día 9 de junio. Luego pondremos cada 1 mes, y en ‘Inicio del día’, pondremos 9. De este modo, como vemos en el apartado 4), pasaremos la deuda el día 9 de cada mes a partir del próximo día 9 de junio.



Etiquetas de deuda



Las etiquetas de deuda sirven para clasificar las deudas en función de sus conceptos. De igual modo que etiquetamos a los socios para segmentarlos, aquí podemos etiquetar deudas para segmentarlas y poder sacar listados por conceptos de deudas, o hacer análisis de un tipo de deuda. 


Podemos acceder al listado de etiquetas de deuda desde la pantalla de partidas de deuda o partidas de deuda periódica, arriba a mano derecha:


Desde aquí podremos:


  • Añadir/crear etiquetas de deuda nuevas: 

        

Con posterioridad, a la hora de crear una deuda, el sistema nos dará a elegir entre las etiquetas que hayamos creado.

 

  • Desactivar etiquetas de deuda presionando sobre el botón de ‘ON’:


  • Reactivar etiquetas de deuda presionando sobre el botón de ‘OFF’:


  • Eliminar etiquetas de deuda presionando el botón rojo de la papelera:

        



Marcar deudas como pagadas



Tenemos que marcar las deudas como pagadas a medida que los contactos van pagando sus cuotas. Entraremos en la pestaña ‘Pendiente’ de la pantalla de partidas de deudas, y presionaremos sobre el botón rojo, bajo la columna ‘Pendiente’, de la partida de deuda que queramos marcar como pagada:



Accederemos a una nueva pantalla donde tendremos dos pestañas: ‘Pagado’ y ‘Pendiente’:



Iremos a la pestaña ‘Pendiente’, y presionaremos sobre el botón ‘NO PAGADO’ a mano izquierda, de todos aquellos contactos que hayan pagado:



Aparecerá una ventana emergente desde la que tendremos que seleccionar cómo ha pagado el cliente, y presionaremos el botón ‘Marcar como pagado’:



A medida que vayamos marcando aquellos contactos que han pagado, estos aparecerán en la pestaña ‘Pagado’:






Eliminar partida de deuda



Desde la pantalla partida de deudas, presionaremos el botón ‘Editar’ a mano derecha de la deuda que queramos eliminar:



Luego presionaremos el botón ‘Quitar’:



Aparecerá una ventana emergente y presionaremos de nuevo ‘Quitar’:


IMPORTANTE: si dicha partida de deuda está incluida en un fichero SEPA, primero deberás eliminar el fichero SEPA y posteriormente eliminar la deuda. Puedes saber más sobre la gestión de ficheros SEPA pinchando aquí.