Añadir, almacenar y compartir Documentos
En este manual explicamos cómo añadir documentos a nuestro Gestor documental y compartirlos con un grupo o grupos de miembros determinados; o usar el Gestor documental como un repositorio que almacene documentos para uso interno o privado, sin compartirlos:
CÓMO ALMACENAR DOCUMENTOS PRIVADOS EN NUESTRO REPOSITORIO:
1) Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.
2) En el menú situado a la izquierda, haz clic en [Gestor documental].
3) Haz clic en el botón [Añadir documentos > Añadir archivo], situado arriba a la derecha.
4) Ahora, a la izquierda, asegúrate que en el campo [Compartir con personas] está seleccionada la opción ‘NO’.
5) A la derecha, arrastra el documento deseado hasta la zona titulada [Arrastra aquí o clica para agregar datos] — También puedes hacer clic en esa zona y seleccionar el documento que vas a subir.
6) Actualiza la página: ¡El documento ya debe aparecerte en la lista de Documentos!
Solo los usuarios con perfil Gestor de la cuenta en Berrly tendrán acceso a este documento.
CÓMO HACER QUE UN GRUPO DE PERSONAS TENGA ACCESO A UN DOCUMENTO:
1) Debo tener a esa persona ya añadida a mi base de datos:
En este manual explicamos cómo añadirlos: Añadir socios y socias a tu base de datos
2) Debo asignar una etiqueta a la persona a la que queramos dar acceso:
En este manual explicamos cómo crear y asignar etiquetas a personas de nuestra base de datos: Organizar personas con el sistema de Etiquetas
3) Debo subir y compartir el documento deseado:
Cualquier documento puede ser compartido con el grupo de personas que queramos: Todas ellas, un grupo determinado, más de un grupo determinado, o ninguno.
Para subir y compartir un documento, debemos hacer lo siguiente:
3.1) Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.
3.2) En el menú situado a la izquierda, haz clic en [Gestor documental].
3.3) Haz clic en el botón [Añadir documentos > Añadir archivo], situado arriba a la derecha.
3.4) Ahora, a la izquierda, asegúrate que en el campo [Compartir con personas] está seleccionada la opción ‘SÍ’.
3.5) Justo debajo, en el campo [Etiquetas], verás que por defecto viene asignada la etiqueta ‘Todos’.
Borra esa etiqueta y, a continuación, selecciona la que corresonda al grupo de personas al que daremos acceso.
3.6) A la derecha, arrastra el documento deseado hasta la zona titulada [Arrastra aquí o clica para agregar datos] — También puedes hacer clic en esa zona y seleccionar el documento que vas a subir.
3.7) Actualiza la página: ¡El documento ya debe aparecerte en la lista de Documentos y ser accesible solo para el grupo de personas elegido!
CÓMO MODIFICAR EL ACCESO A UN DOCUMENTO:
En cualquier momento podremos revocar el acceso de un grupo de personas a un documento determinado, o darle acceso a otro grupo o grupos.
Para ello, debemos hacer lo siguiente:
1) En la página de nuestro [Gestor documental], localiza el documento deseado.
2) A su derecha, haz clic en el botón amarillo de Editar.
3a) Para que nadie tenga acceso a ese documento, haz lo siguiente:
· En el campo [Compartir con personas] selecciona ‘NO’ y haz clic en el botón [Guardar].
3b) O para modificar quién tiene acceso a ese documento, haz lo siguiente:
· En el campo [Compartir con personas] selecciona ‘SÍ’.
· En el campo [Etiquetas] selecciona o elimina las etiquetas que correspondan al grupo de personas que quieras dar o quitar acceso y haz clic en el botón [Guardar].
Para confirmar que una persona tiene acceso al documento elegido, basta con acceder desde su Zona privada a la pestaña [Documentos], y comprobar que efectivamente puede ver y descargar ese documento.
Por el contrario, también podremos comprobar que cualquier persona a la que no le hayamos dado acceso no podrá ver ese documento desde su Zona privada.
